https://www.hospitality-group.nl/wp-content/uploads/2020/08/shutterstock_1352555003-Converted2-300x180.jpg

Continueren van facilitaire samenwerking; juist nu!

Continueren van facilitaire samenwerking; juist nu!
Continueren van facilitaire samenwerking; juist nu!

Auteur:

Auteur:

Continueren van facilitaire samenwerking; juist nu!

De Corona-crisis heeft impact op het gebruik van de kantooromgeving. Niet alleen de afgelopen maanden, maar naar verwachting zal de functie en het gebruik van het kantoor structureel gaan veranderen. Dit heeft ook gevolgen voor facilitaire services en de samenwerking tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers. Contracten en financiële afspraken sluiten vaak niet aan bij de nieuwe werkelijkheid.

Veelal is er sprake van tegenovergestelde belangen met bijbehorende discussies over risico’s en kosten. Contracten en afspraken worden ter discussie gesteld en soms al opgebroken om te komen tot nieuwe en passende afspraken.

Het aanpassen van deze afspraken en tegelijk het behoud van de goede samenwerkingsrelatie kan ingewikkeld zijn. Door de tegenstrijdige belangen wordt openheid en transparantie niet bevorderd. Het is dan ook belangrijk om stil te staan bij de belangen en doelen voordat de betrokken partijen gaan proberen om nieuwe afspraken te maken. immers dit moment biedt tegelijkertijd ook kansen om samen na te denken over wat de werkomgeving in de toekomst nodig heeft.

Hospitality Group heeft een stappenplan uitgewerkt met een zestal fases.

Stap 1: Impact bepalen

De impact van Corona is voor elke organisatie anders. Inzichtelijk gemaakt moet worden wat de langere termijn impact is op de organisatie, huisvesting en facilitaire dienstverlening. Denk daarbij aan het mogelijk afstoten van locaties, wijzigingen in de werkomgeving, meer thuiswerken en aan te passen procedures en protocollen. Verder is het van belang om deze fase ook vanuit leveranciersperspectief de impact vast te stellen.

Stap 2: Service concept en service levels herdefiniëren

Als gevolg van de gewijzigde situatie is het belangrijk om het service concept en bijbehorende service levels opnieuw te definiëren. Immers bestaande oplossingen en service levels zijn vaak niet meer passend, achterhaald of te duur. Servicedesign helpt in deze fase om behoeften en oplossingen met elkaar te verbinden. Dit biedt ook kansen om m2 gebruik en kosten bij te stellen! Het uitvoeren van deze stap kan uiteraard in samenwerking met de leverancier plaatsvinden, zijn expertise wordt daardoor ook gebruikt en de afwegingen voor keuzes worden gezamenlijk doorleefd.

Stap 3: Gezamenlijk uitgangspunten formuleren (verandering en kostenimpact)

Op basis van de impact analyse en het nieuwe geformuleerde service concept kunnen de uitgangspunten voor een hernieuwde samenwerking worden vastgesteld. Omdat er veelal sprake is van bestaande contracten heeft het de voorkeur om in deze stap de leveranciers nadrukkelijk te betrekken. Hiermee wordt bereikt dat wederzijdse ambities en verwachtingen duidelijk zijn. Dit biedt de leverancier de mogelijkheid een passend voorstel te maken, zowel service-inhoudelijk als financieel.

In deze stap wordt tevens vastgesteld hoe het voorstel wordt beoordeeld en wordt bepaald wat dealbreakers zijn. Dit helpt bij het vooraf objectiveren van de beoordeling vanuit de opdrachtgever en geeft duidelijke kaders aan de leverancier.

Stap 4: Opdrachtnemer werkt voorstel uit

De opdrachtnemer werkt het voorstel uit. In het voorstel komt onder andere aan bod wat de impact is op de dienstverlening, het contract, de service levels en de kosten.

Stap 5: (iteratief) Doornemen van het voorstel o.b.v. de uitgangspunten

Het voorstel wordt gezamenlijk doorgenomen door middel van dialoogsessies, net zoals bij de contractfase na een tender. Tijdens deze dialoogsessies krijgt het nieuwe contract vorm. Leidend bij deze dialoogsessies zijn de vooraf opgestelde uitgangspunten en ambities, maar ook door het benchmarken van de kosten in combinatie met de serviceniveaus.

Stap 6: Vastleggen nieuwe samenwerking

De laatste stap is het vastleggen van hetgeen in het voorstel is opgenomen in een nieuw of aangepast contract en uiteraard het beklinken van de vernieuwde samenwerking.

Tot slot

Samenwerken gaat niet alleen over het maken van afspraken op papier, maar ook om een goede samenwerkingsrelatie. Blijf daarom structureel met elkaar in gesprek. Zijn we nog op de ingezette koers? Bereiken we het gewenste effect in lijn met onze doelen?

Het doorlopen van deze 6 stappen kan ingewikkeld zijn, zeker in een onzekere periode als deze. Heb je vragen of wil je meer weten, neem dan contact op met Ellen Gijsbers of George Maas