Het nieuwe normaal is digitaal, zo ook de candidate journey tijdens een sollicitatieprocedure. Wat als je ook tijdens je eerste werkdag vanuit huis start? Hoe zorg je als werkgever voor een warm welkom op afstand, hoe maak je verbinding met nieuwe collega’s en hoe richt je de digitale candidate journey in? Hospitality Group en hun bemiddelde kandidaten delen hun ervaringen en tips & tricks.

Maatwerk

De candidate journey, het vinden van de juiste kandidaat voor een vacature is een fijnzinnig proces waar de recruitment consultants van Hospitality Group opdrachtgevers continu bij helpen. Waar we voorheen door heel het land locaties bezochten om het DNA van organisatie, ambities en uitdagingen binnen het (facilitaire) team én de functie helder te krijgen, ging dat vanaf maart 2020 volledig digitaal. Zo ook al onze gesprekken met potentiële kandidaten. Solliciteren op afstand wordt echt anders ervaren en daar moet je in de zoektocht naar nieuwe collega’s echt even bij stil staan! Werving en selectie blijft tenslotte een vak van maatwerk en in gesprek met kandidaten kwam dat duidelijk naar voren.

Jack Mols, bemiddeld bij Rochdale als senior facilitair specialist hard services: “Je merkt dat je bij digitaal solliciteren toch bepaalde signalen wat minder oppikt. Je ziet elkaars lichaamshouding veel minder en of er een klik is kun je veel beter ervaren in een face to face gesprek.”

Veronique van Bree, bemiddeld bij Joannes Hospitality als Algemeen directeur ervaart dit anders: “Digitaal solliciteren heb ik als heel goed ervaren. Je kunt veel sneller schakelen en het kost je geen reistijd. Via het digitale contact kun je elkaar toch zien en zo dus ook elkaars lichaamstaal lezen.”

Belangrijk is om zelf actief te anticiperen op de situatie zoals Kim Tielman, bemiddeld bij Rochdale als senior facilitair specialist soft services dat heeft gedaan “Ik heb, meer dan normaal, veel vragen gesteld over hoe mensen zijn als persoon, welke cultuur er heerst binnen de organisatie om via de digitale weg toch een zo goed mogelijk beeld te krijgen van de organisatie, het team en de rol.”

Voorbereiding

Voor zowel kandidaat als opdrachtgever is een goede voorbereiding op het digitale gesprek in deze tijd belangrijker dan ooit.

Voorbereiding voor een digitaal gesprek start vanzelfsprekend met een goede internetverbinding. Belangrijk is dat je op tijd inlogt, bij een fysiek gesprek zorg je immers ook dat je op tijd aanwezig bent. Daarnaast is het handig om goed na te denken over de wijze waarop je jezelf en omgeving digitaal presenteert. Denk hierbij aan wat er in beeld te zien is, ook op de achtergrond. Zo merkten we dat het voeren van een gesprek via Teams op een telefoon minder goed werkt dan via een laptop/tablet. Ook is het van belang om op een rustige plek je gesprek te voeren zodat achtergrondgeluiden het gesprek niet kunnen verstoren. Je huisgenoten of buren informeren over je ‘belangrijke’ gesprek is geen overbodige luxe.

Kandidaten vinden dit best een uitdaging. Zo vertelt Nannette Unger, bemiddeld bij Jacobs Douwe Egberts als Facilitair manager Nederland: “Ik heb geprobeerd goed na te denken over het sollicitatiegesprek in een teams call. Van opstelling van de camera, de belichting tot het geluid, zodat er een goed beeld was voor een goede eerste indruk.” René van Elferen, bemiddeld als Teamleider facilitair bij Topaz geeft aan: “Ik had mij van te voren goed ingelezen in de functie en ook op de website van de Topaz gekeken. Hierdoor had ik al een goed beeld kunnen vormen.” Het heeft hem positief verrast dat niet alleen hij maar ook zijn gesprekspartner moest wennen aan de digitale kennismaking, dat breekt gelijk het ijs!

Iedereen wordt steeds meer ervaren in alles digitaal doen, maar een sollicitatiegesprek is toch anders. Als Hospitality Group ondersteunen wij onze kandidaten én opdrachtgevers door de digitale afspraken voor ze in te plannen en ze voor te bereiden. Te denken valt aan informeren over welke tools ze het beste kunnen gebruiken, de beste opstelling qua verlichting en ook voor te bereiden op de gesprekspartners, vragen die gesteld kunnen worden en cases die eventueel behandeld worden. Alles om iedereen vol vertrouwen en op het gemak het gesprek in te laten gaan.

Digitale onboarding

Uit onderzoek blijkt dat 60 procent van nieuwe medewerkers overweegt al in de eerste maand op te stappen als ze niet goed worden ingewerkt. Wij hebben onze bemiddelde kandidaten gevraagd wat hen opviel als het gaat om onboarding tijdens COVID-19.

Gijs Spiele, bemiddeld bij Technische Universiteit Eindhoven als Campusmanager safety & security geeft aan: “Ik ben de eerste dag hartelijk ontvangen door mijn directeur en secretaresses. Het uitgebreide inwerkprogramma dat voor mij was opgesteld heb ik als gevolg van de coronacrisis niet kunnen volgen. Als lid van het Centraal Crisisteam (CCT) is mijn kennismaking met de organisatie in een stroomversnelling geraakt. Hierdoor heb ik in korte tijd met name het bestuur en directieleden goed leren kennen, echter hierdoor heb ik die eerste periode minder persoonlijke aandacht kunnen geven aan de medewerkers van mijn afdeling. Gelukkig heb ik samen met mijn teamleiders daar inmiddels een goede balans in kunnen vinden.”

De candidate journey houdt niet op wanneer de handtekening is gezet, de onboarding online is wellicht iets lastiger maar zeker net zo belangrijk.

Praktische tips

Een aantal praktische tips voor organisaties die een nieuwe medewerker verwelkomen:

• Communiceer actief met een nieuwe medewerker tussen het contracteren en de eerste werkdag (bijvoorbeeld door het sturen van een kaartje of een telefoontje een paar dagen voor de start van de nieuwe baan)
• Maak een filmpje van het kantoor en een aantal collega’s, zo krijgt de kandidaat al een idee over de bedrijfscultuur en de omgeving waarin iemand komt te werken
• Stuur bijvoorbeeld een welkomstcadeau naar iemand thuis voor thuiswerken, zoals bijvoorbeeld een toetsenbord, laptopsteun, koffiepakket of fitbit om genoeg stappen te blijven zetten
• Zorg dat alle faciliteiten klaar zijn voor gebruik op de eerste werkdag (laptop, telefoon, etc. en deze naar iemands te huis brengen als er vanuit thuis gewerkt wordt) en eventueel een leuk welkomstbloemetje
• Plan (digitale) één op één gesprekken alvast voor de nieuwe medewerker in om collega’s te leren kennen tijdens de eerste werkdagen
• Een buddy aanstellen omdat de nieuwe medewerker vaak veel vragen heeft en op deze manier één vast aanspreekpunt krijgt
• Zorg ervoor dat je als leidinggevende je nieuwe medewerker wekelijks spreekt, dit kan telefonisch of via een videocall maar wellicht ook in de vorm van een boswandeling
• En als het even mogelijk is laat de kandidaat dan ook kennis maken met de werkomgeving, ook al is het kantoor nagenoeg leeg. Het gevoel van erbij horen start na het betreden van de voordeur.

Wat kun je zelf doen?

Als nieuwe medewerker heb je zelf ook de regie in handen om te verbinden met een nieuwe organisatie, een nieuw team en een nieuwe functie zo geeft Nannette Unger aan: “Ik heb een connect call ingesteld met niet alleen zakelijke onderwerpen en een app-groep waarin we ook foto’s delen van werk wat wel op locatie gebeurd. Ik bel soms met een vraag in plaats van te mailen. Ik probeer niet alleen zakelijke onderwerpen te bespreken maar het juist ook informeel te houden.” Veronique van Bree: “Een persoonlijk bezoek tijdens de kerst om het kerstpakket te brengen. Dit werd enorm gewaardeerd. Daarnaast zorgt de jonge garde voor online games.”

Plan ook zelf digitale kennismakingsgesprekken in met nieuwe collega’s, bereid jezelf goed voor op je eerste werkdag en zorg voor een goede thuiswerkplek. Neem zelf ook een actieve en assertieve houding aan en vraag om feedback. Zo leer je zelf het beste en snelste de organisatie en je nieuwe collega’s kennen.

De sleutel is wat ons betreft persoonlijk contact, daar hebben we allemaal baat bij. Niet alleen de nieuwe medewerker voelt zich door persoonlijk contact snel welkom, ook de werkgever zal op deze manier zijn nieuwe collega sneller leren kennen op afstand!

Digitale kop koffie?

Hospitality Group adviseert opdrachtgevers en kandidaten graag over de digitale candidate journey. Daarnaast houden we ons bij Interim & recruitment dagelijks bezig met specifieke HR- en wervingsvraagstukken voor HBO+ professionals binnen de vakgebieden facility management, huisvesting en inkoop.  Wil jij in kaart brengen hoe je de juiste professional kunt matchen op de functie, cultuur én organisatie. Wij delen graag onze ervaringen om zo inzicht te geven in ons werkveld.