https://www.hospitality-group.nl/wp-content/uploads/2020/03/Thuiswerken-300x180.jpg

FM ervaringen delen in tijden van Corona

FM ervaringen delen in tijden van Corona
FM ervaringen delen in tijden van Corona

Auteur:

Hoe de wereld in drie weken tijd totaal veranderd kan zijn! Het is een compleet andere wereld. Het FM vak is wellicht dynamischer dan ooit. Versnelt het de ontwikkeling van het vak? FM is onderdeel van het crisisteam, moet ineens versneld thuiswerken en digitaal samenwerken faciliteren, dienstverlening afschalen, door de ingezette recessie besparingen gaan doorvoeren en tegelijkertijd nadenken over mogelijke scenario’s voor komende periode inclusief onboarding van medewerkers die na de crisis allemaal weer terugkomen op kantoor.

Afgelopen weken hebben wij met onze diverse FM Communities videocalls gehad over de uitdagingen waar onze community leden nu voor staan. Onze leden bestaan uit FM directeuren en facility, HR en IT managers van verschillende corporate organisaties. Juist nu in crisistijden is het delen van tips, kennis en ervaring nog relevanter. Daarnaast geeft het energie om samen te sparren over vergelijkbare vraagstukken. We staan maatschappelijk voor een hele grote uitdaging, samen moeten we daar wendbaar en slim mee omgaan.

We delen graag kort de bevindingen uit deze online bijeenkomsten.

Digitaal thuiswerken

Ongelooflijk hoe thuiswerken ineens zo goed kan werken. Voor sommige organisaties is dit drie stappen vooruit. Een aantal organisaties waren al wel deels gewend aan thuiswerken, maar ook daar zie je dat medewerkers tools in drie weken tijd veel intensiever gebruiken. Zodra urgentie heerst, leert en accepteert iedereen veel sneller. Na drie weken zijn we ineens handig met de functionaliteiten van Teams, Zoom, skype etc.

Leiderschap en samenwerking op afstand

Op afstand werken vraagt wel een andere manier van sturen. Loslaten, vertrouwen en ook veel aandacht geven. We hebben minder spontane ontmoetingen en daarom zie je om de teamspirit erin te houden en inhoudelijke projectafstemming meer (team) calls. Ook 1-op-1 gesprekken vinden nu wekelijks of bijna dagelijks plaats, waardoor we wellicht nog beter op de hoogte zijn van wat speelt bij medewerkers. Persoonlijke aandacht geven aan medewerkers is juist in deze onzekere tijden nog belangrijker. En ook al kost dat iets meer tijd, het is ineens persoonlijker en dat verbindt. Bij Deltares zetten ze nu bijvoorbeeld in de communicatie naar medewerkers nog meer in op hun cultuurwaarden. Enerzijds om hen gerust te stellen in deze bizarre tijden en anderzijds om mensen ook thuis het gevoel van ‘erbij horen’ te geven.

Vitaliteit

Thuiswerken heeft ook nadelen. De kanteling naar thuiswerken ging zo snel dat niet iedereen een even goed ingerichte thuiswerkplek heeft kunnen creëren. Ergonomie is door de beperkte bewegingsruimte thuis misschien nog wel relevanter geworden. We zien creatieve oplossingen ontstaan, zoals organisaties die aanbieden meubilair of bijvoorbeeld een groot beeldscherm op te halen op kantoor. Alliander biedt medewerkers een individueel budget om een eigen thuiswerkplek in te kunnen richten. Hiermee spelen ze ook in op de verwachting dat het faciliteren van thuiswerkplekken voor de langere termijn een reëel scenario is.

Medewerkers ervaren de hoeveelheid aan (video)calls tijdens het thuiswerken als behoorlijk intensief. Dit komt ook doordat tussendoor nauwelijks afleiding is in de vorm van een ritje naar klanten of sociale interactie bij het koffiezetapparaat. Uit onderzoek blijkt dat zes uur thuiswerken qua intensiviteit gelijk staat aan acht uur op kantoor. Het is belangrijk dat HR en FM samen optrekken en programma’s ontwikkelen om medewerkers thuis fit te laten blijven. Enerzijds om de energie erin te houden, anderzijds worden fitte mensen minder snel ziek. Verschillende initiatieven poppen op. Zo heeft Accenture een online video plank-challenge en bieden anderen dagelijks online vitale boosts.

Outsourcing en contracten

Kantoren zijn op de meeste plekken zo goed als leeg. De ene organisatie biedt medewerkers die toch – door welke omstandigheden dan ook – nog op kantoor willen of moeten werken die gelegenheid. Medewerkers worden met behoud van de anderhalve meter op een etage geclusterd voor nog enige sociale cohesie in de lege kantoren. Cateraars bieden soms lunchpakketten aan voor deze medewerkers. Andere organisaties sluiten hun kantoren helemaal en verplichten daarmee iedereen thuis te werken. Onder andere Friesland Campina grijpt het moment aan voor een goede dieptereiniging van het kantoor. Hoe dan ook, dienstverlening loopt overal terug en dat merken de providers. Het is voor facilitaire directeuren een behoorlijke spagaat als het gaat om zowel de juridische als morele kant van outsouring en contractafspraken. Maatschappelijke verantwoordelijkheid en het belang van een betrouwbare samenwerkingspartner spelen hierbij een grote rol. Wellicht biedt dit kansen om samen tot creatieve oplossingen en nieuwe samenwerkingsconcepten te komen.

FM na de coronacrisis

Veel FM organisaties werken aan scenario’s voor nu en de toekomst. Wat als die lockdown toch komt? En hoe kunnen medewerkers straks weer terugkomen? Houd je dan ook die anderhalve meter afstand nog in stand? We krijgen veel het verzoek om (kwalitatief en kwantitatief) onderzoek te doen naar thuis en digitaal werken. Welke rol heeft het kantoor straks nog of weer? Het is namelijk een feit dat onze mindset over thuis en/of flexibel werken nu al is veranderd.

Medewerkers zullen zich bewuster zijn van voor- en nadelen en daarmee ook bewuster keuzes kunnen maken waarom ze straks wel of niet naar kantoor willen gaan. En dat is iets waar FM nu mee aan de slag kan gaan en straks het verschil mee kan gaan maken. Zo realiseerden ze zich bij Alliander dat je een kantoor niet meer hoeft te verbouwen met ‘de winkel open’. Thuiswerken gaat prima, alternatieve locaties tijdens verbouwingen zijn mogelijk geen noodzaak meer.

Enorme creativiteit en saamhorigheid ontstaan en het besef van het belang van behoefte aan sociale connectie overstijgt alles. Meer focus op gevoel dan op materialisme! En, ondanks dat we de consequenties van de crisis nog niet kunnen overzien, is dat iets moois, biedt het kansen, ook voor het FM vak.