https://www.hospitality-group.nl/wp-content/uploads/2018/10/Martijn-Harleman-extra-portret-300x180.jpg

Martijn Harleman over zijn interim project bij TenneT

Martijn Harleman over zijn interim project bij TenneT
Martijn Harleman over zijn interim project bij TenneT

In 2014 betrok energietransportbedrijf TenneT een nieuw kantoor in Arnhem op het Energy Business Park. Destijds waren de facility management professionals van de organisatie nauw betrokken bij de ontwikkeling en de inrichting van het kantoorgebouw. Sindsdien zijn er alweer zo’n vier jaren verstreken, waardoor er ruimte voor verbetering ontstond.

Over dit project heeft Martijn Harleman, interim manager bij Hospitality Group, zich de afgelopen maanden gebogen. Hierbij hield hij zich onder meer bezig met het fysiek optimaliseren van de werkomgeving zoals werkplekken, akoestiek en ergonomie. Verder is hij zelf ook betrokken geweest bij het voorbereiden en succesvol uitvoeren van een interne verhuizing en bij aanpassingen van het werkconcept van de organisatie. Martijn kijkt met een positief gevoel terug op zijn tijd bij TenneT en sprak daarover met de redactie van Consultancy.nl:

Op zoek naar de juiste toon

Martijn: “We hebben de bestaande werkomgeving op een aantal punten doorontwikkeld en niet zozeer een compleet nieuwe werkomgeving ontworpen. Wel hebben we gekeken naar de behoefte van de medewerkers om een omgeving te creëren die aansluit bij de wensen van nu. Veel professionals van TenneT ervoeren dat er onder andere te weinig werkplekken beschikbaar waren. Ook waren er te weinig vergaderzalen met videoconferentie-mogelijkheden en ruimtes om een vertrouwelijk gesprek te kunnen voeren, bijvoorbeeld door geluidsoverlast”.

Om invulling te geven aan de wensen van de medewerkers, besloot het team waartoe Martijn behoorde onder meer om alle vergaderzalen te voorzien van videoconferentie-mogelijkheden en eveneens werden er extra werkplekken bijgeplaatst. Verder is ook de akoestiek van het pand verbeterd: “Dat hebben we gedaan door het installeren van een technisch systeem dat tegengeluid produceert. Ook zijn er op verschillende plekken extra geluiddempende wanden tussen werkplekken geplaatst. Deze akoestische oplossing is gebaseerd op een vooraf uitgevoerd onderzoek. In de studie is het geluidsniveau op verschillende punten en verdiepingen in het kantoor gemeten”, aldus Martijn.

Verhuizing

Martijn was tevens betrokken bij een interne verhuizing, die een groot deel van het totaal van 1.300 medewerkers trof. Volgens hem is heldere communicatie de eerste stap die zo’n megaklus uiteindelijk tot een succes maakt: “Het is belangrijk om direct het gesprek aan te gaan met betrokkenen. In de gesprekken werden ook de verwachtingen naar elkaar uitgesproken, waardoor de koppen dezelfde kant opstonden.” Hij voegt toe dat er nog andere factoren in het spel zijn: “Naast medewerkers betrekken bij de plannen en gedegen communicatie, zijn het managen van verwachtingen en het creëren van draagvlak ook factoren die bepalen of zo’n project tot een goed einde kan worden gebracht.”

Martijn licht toe hoe het ontwerp en de daaraan gekoppelde verhuisplannen zijn gerealiseerd: “Op basis van de input van medewerkers is een nieuwe voorlopige indeling van het kantoor gemaakt, waarbij vooral is gekeken naar de manier waarop teams werken en welke teams vaak met elkaar samenwerken.” Vervolgens is het plan voorgelegd aan het managementteam, dat het van feedback voorzag. Martijn vertelt dat hij met name heeft geprobeerd om tot een breed gedragen ontwerp te komen: “We hebben de afdelingen in alles meegenomen om tot een plan te komen dat zo goed als mogelijk aansluit op de wensen en behoeften.”

Op die manier zijn medewerkers ook eerder bereid om constructief bij te dragen aan een verhuizing, betoogt Martijn: “De afzonderlijke afdelingen hebben we dan ook probleemloos verantwoordelijk gemaakt om de inhoud van kasten en overige spullen zelfstandig te verhuizen. Waar nodig, stemden we dit met afdelingen onderling af en hadden we een faciliterende rol, om chaos in het gebouw en op de gangen te voorkomen. Het was vooral een verhuizing van afdelingen en niet zozeer van veel fysieke spullen.”

Blik op verleden, heden en toekomst

Een interim project kenmerkt zich meer dan eens door een resultaatgericht karakter. Dat wordt vaak als prettig ervaren, niet in de laatste plaats omdat men dol is op het afronden van taken. In een blik op het verleden, geeft Martijn aan dat hij blij is met een aantal resultaten die hij heeft kunnen afleveren bij TenneT: “Alle werkplekken hebben nu dezelfde faciliteiten, waardoor medewerkers niet meer hoeven te zoeken naar een specifieke werkplek die aansluit bij het werk wat ze op dat moment willen doen. Elke werkplek heeft nu een vast beeldscherm en dit maakt de flexibiliteit groter, maar komt ook zeker de effectiviteit ten goede. De nieuwe omgeving bevordert het flexwerken zelfs: je hoeft niet bang te zijn dat je geen werkplek met vast beeldscherm kan vinden als je terugkomt van een aantal besprekingen.”

Martijn laat weten dat de behaalde resultaten onderdeel zijn van zijn hoogtepunten bij TenneT. Een ander hoogtepunt is volgens hem het draagvlak dat zijn team heeft gecreëerd onder alle afdelingen van het bedrijf, met name door realistisch en open te handelen: “Puur door het gesprek aan te gaan, de juiste verwachtingen naar elkaar uit te spreken en daadwerkelijk ook iets te doen met de uitkomsten van gesprekken.” In lijn daarmee ligt nog een hoogtepunt; het nieuwe indelingsplan van het kantoorgebouw. “Het opgestelde plan is een vooruitgang voor elke afdeling ten opzichte van de oude situatie. Ik ben blij dat we de wensen en behoeften waar mogelijk hebben kunnen realiseren”, vertelt hij trots.

In een blik op de toekomst van TenneT, erkent Martijn echter wel dat het plan waaraan hij heeft meegewerkt in de nabije toekomst weer verouderd zal raken: “Gezien de groei van de organisatie is dit overigens wel een oplossing geweest voor de korte termijn en wordt er inmiddels naar een oplossing voor de lange termijn gekeken.” In een blik op zijn eigen toekomst, verwacht hij nog wel enige tijd actief te zijn bij zijn huidige opdrachtgever: een groot digitaal warenhuis. Martijn: “Inmiddels ben ik bijna twee maanden als projectmanager aan de slag bij bol.com en ga ik binnenkort ook als projectleider starten bij Innovam. Daar ligt de komende periode mijn volledige focus. Bij bol.com en Innovam pak ik verschillende grootschalige (facilitaire) projecten op en ben ik verantwoordelijk voor de volledige implementatie, budgetten, nazorg en borging. Ook dit zijn weer super gave omgevingen, met weer nieuwe uitdagingen en samenwerkingen.”