Business assistent Interim & recruitment
De functie
Als Business assistent speel je een cruciale rol bij het ondersteunen van onze consultants en fieldmanagers in hun werk. Het team is dagelijks bezig met het invullen van capaciteitsvraagstukken op hbo- en wo-niveau bij onze diverse opdrachtgevers door het hele land, binnen de vakgebieden facilitair, huisvesting, contractmanagement en hospitality.
In deze veelzijdige en dynamische rol ben jij de spin in het web die zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt. Jij ondersteunt het team bij het opstellen van voorstellen, contracten en opdrachtbeschrijvingen en je bent verantwoordelijk voor de administratieve processen die essentieel zijn voor het contract-, wervings- en selectieproces. Zo draag je bij aan het opstellen van cv’s en het indienen van voorstellen via verschillende aanbestedingsplatformen. Je houdt aflopende contracten in de gaten en zorgt ervoor dat deze tijdig worden verlengd in samenwerking met de verantwoordelijke consultant of fieldmanager. Daarnaast draag je bij aan het naleven van onze kwaliteitsstandaarden, conform ISO 9001 en helpt bijvoorbeeld bij het opstellen van rapportages.
Wij hechten veel waarde aan diversiteit en inclusiviteit binnen ons team. Wij zijn ervan overtuigd dat een breed scala aan perspectieven en ervaringen bijdraagt aan onze gezamenlijke kracht en succes. Daarom moedigen wij mensen met verschillende achtergronden, ervaringen en capaciteiten aan om te solliciteren. Of je nu een afstand tot de arbeidsmarkt hebt, een carrière switch maakt, of een andere unieke ervaring met je meebrengt, bij ons krijg je de kans om je talenten in te zetten en verder te ontwikkelen.
Je komt te werken in een ambitieus en hecht team van professionals, die samen onze organisatie laten groeien en onze opdrachtgevers ondersteunen bij het invullen van hun capaciteitsvraagstukken en daar maak jij een belangrijk onderdeel van uit. Wij zijn trots op het feit dat wij een toonaangevende partij binnen de vakgebieden facilitair, huisvesting, contractmanagement en hospitality op management- en directieniveau.
Taken en verantwoordelijkheden
- Ondersteunen bij het opstellen van voorstellen en opdrachtbeschrijvingen voor zowel vaste als tijdelijke functies
- Verantwoordelijk voor het soepel verlopen van processen achter de schermen
- Coördineren van het tijdig en nauwkeurig uitvoeren van administratieve taken en de juiste documentatie
- Monitoren van aflopende contracten en tijdige verlenging daarvan in samenwerking met het team
- Naleven van de kwaliteitsstandaarden conform ISO 9001,14001 en B Corp en bijdragen aan de naleving van deze normen binnen de organisatie
- Verantwoordelijk voor het tijdig beschikbaar stellen van alle documenten en rapportages voor het team
- Ondersteunen van het team bij het verbeteren van de candidate journey en het optimaliseren van interne processen
- Proactief bijdragen aan het verbeteren van de algehele efficiëntie en werkstromen binnen het team
De organisatie
Hospitality Group is hét advies- en projectmanagementbureau voor hospitality, facility management, huisvesting en inkoop. Samen met opdrachtgevers realiseren circa 125 adviseurs en interim-managers aantrekkelijke en excellent georganiseerde omgevingen voor werken, leren, vrije tijd en zorg.
Creating better places is onze missie. Sociaal en duurzaam ondernemen zit in ons DNA. We zijn dan ook trots dat we een gecertificeerde B Corp (Benefit Corporation) zijn.
Hospitality Group is onderdeel van Coppa Group. Coppa Group is een professional services firm die de beste adviesbureaus aan zich heeft verbonden. Coppa Group bestaat uit Coppa, Hospitality Group, VFM facility experts, Arlande en Pro 10 met nu in totaal ruim 350 medewerkers.
Jouw profiel
Als Business assistent beschik je over een sterk organisatievermogen en weet je prioriteiten te stellen in een dynamische werkomgeving. Je houdt overzicht in complexe administratieve processen en bewaakt deadlines. Je bent precies, gestructureerd en onderneemt proactief actie om contracttermijnen te bewaken en processen te optimaliseren. Communicatief ben je vaardig en je werkt goed samen met consultants, fieldmanagers en opdrachtgevers. Met jouw flexibiliteit schakel je moeiteloos tussen diverse taken. Je klantgerichte aanpak en oog voor detail zorgen ervoor dat opdrachtgevers professioneel worden ondersteund en kandidaten een positieve ervaring hebben.
Tot slot omarm je diversiteit en inclusiviteit in je werk. Je draagt bij aan een inclusieve werkomgeving waarin verschillende perspectieven worden gewaardeerd en iedereen zich welkom voelt. Dankzij deze vaardigheden ben je een onmisbare schakel in het team en draag je bij aan het succes van de organisatie.
Functie-eisen en competenties
- Een afgeronde mbo- of hbo-opleiding in een relevante richting (bijvoorbeeld Bedrijfskunde, Management Assistentie/secretaresse of HR)
Minimaal 2 jaar ervaring in een administratieve of ondersteunende rol, bij voorkeur binnen werving & selectie of recruitment - Sterke organisatorische vaardigheden en ervaring met het beheren van meerdere projecten tegelijk
Ervaring met Microsoft Office en andere administratieve tools - Affiniteit met de vakgebieden facilitair, huisvesting, contractmanagement en/of hospitality
- Affiniteit met systemen en kwaliteitsstandaarden, zoals ISO 9001, 14001 en B-Corp
- Communicatief, klantgericht, proactief, resultaatgericht en flexibel
Arbeidsvoorwaarden
- Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling
- Salaris tussen de € 2.250,- en € 3.750,- afhankelijk van jouw ervaring
- Goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals 25 vakantiedagen, thuiswerkvergoeding, een laptop, mobiele telefoon en een NS businesscard
- Uitgebreide aandacht voor je fysieke en mentale fitheid, o.a. gratis gezonde en legendarische lunch in ons clubhuis en gratis sporten bij de high-end sportschool Movement Gym naast ons clubhuis
- Flexibiliteit om zowel op kantoor als thuis te werken
- Leuke uitjes zoals etentjes, de eindejaarsdagen en de summerdays
- Deelname aan interessante projecten met een maatschappelijk relevante impact
Meer informatie en sollicitatie
- Marloes Kuipers en Romy de Roo (033 – 462 55 56)
- Je sollicitatie met CV en motivatie ontvangen wij graag via onderstaand formulier
- De sollicitatieprocedure bestaat uit meerdere gesprekken en een talentanalyse
Alle reacties behandelen we vertrouwelijk
Solliciteren
"*" geeft vereiste velden aan